Информационный партнер предпринимателей РБ

С чего начать автоматизацию бизнес-процессов в компании

С чего начать автоматизацию бизнес-процессов в компании
Просмотры: 521
28.02.2019 в 09:39

Сегодня вести бизнес легче, чем 150 лет назад. Ещё через 150 — рутинные операции вообще потеряют своё название, став частью многофункциональных систем автоматизации. В текущем обзоре мы поговорим о программных (и не только) решениях, которые призваны исключить ручной труд из привычных ежедневных действий и повысить эффективность предприятия.

Не секрет, что любая работа строится на связанных между собой цепочках процессов. Последние выполняются с заданной регулярностью персоналом и руководством компании. Задача автоматизации этих задач — замена ручных действий программно-аппаратными решениями.

Автоматизация бывает двух типов

Первая направлена на упрощение основных задач. Например, взаимодействие с клиентами или оптимизация внутренней работы, построение связей между различными отделами и службами компании, систематизация различной информации, имеющей первостепенное значение и так далее.

Вторая отвечает за поддержку второстепенных процессов. Здесь речь идет о бухгалтерском учете, вести который сегодня можно с помощью программного обеспечения. При этом от него напрямую не зависит эффективность компании в целом. Однако освободившееся время можно потратить на выполнение других (более важных) задач. Другими словами, это экономия ресурсов.

Взаимосвязь этих двух типов заключается в том, что первый работает на увеличение доходности предприятия, второй обеспечивает стабильность и сокращает издержки.

Примечательно, что сегодня можно использовать как готовые решения для автоматизации процессов, так и заказать разработку под собственные нужды. Решение принимается, исходя из финансовых возможностей  заказчика и качества конкретного продукта.

Зачем вообще автоматизировать бизнес-процессы

Любой процесс на предприятии — четкий алгоритм или набор определенных действий. На это тратятся время и другие ресурсы. 

Так, банальное оформление заказа — это путь от заявки покупателя до её оформления, получения оплаты и доставки. Кроме того, необходимо проверить наличие товара или возможность оказать услугу. Если всю цепочку действий выполнять вручную, то потребуется не только большое количество времени, но трудозатраты персонала. Именно такие процессы и призваны автоматизировать специализированные системы. Последние объединяют связанные действия и систематизируют их, оптимизируют.

В качестве других примеров рутинных задач можно привести обновление баз данных, оформление документов, рассылка типовых электронных писем.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация позволяет повысить продуктивность. Время на регулярные задачи сокращается, а эффективность персонала увеличивается. Значит, предприятие может обслуживать большее количество клиентов или производить продукции в день. Вместе с этим повышается качество обслуживания.

Вторым преимуществом автоматизации является структурированность и распределение обязанностей. То есть необходимость в личном контроле за персоналом пропадает. За их результативностью следит программа.

Благодаря автоматизации снижается число ошибок в бизнес-процессах. Если для отдельных задач настроено специализированное ПО, то вероятность возникновения нештатной ситуации минимальна, так как исключается человеческий фактор. Также программа не забудет выполнить действие в заданный срок, что позволит избежать просрочек. Дополнительно можно настраивать напоминания и вести подсчеты по приходно-расходным операциям.

Автоматизация позволяет снизить затраты. Это происходит из-за сокращения числа сотрудников в компании. А это не только заработные платы, но и налоговые и другие обязательные отчисления. Речь идет о тех функциях, которые вместо человека теперь будет выполнять программа.

Системы автоматизации позволяют отображать любую информацию в виде статистических данных, визуализировать ее, следить за изменениями показателей в любой момент времени. Если готовить соответствующие отчеты вручную, это гораздо более затратно.

Средства автоматизации позволяют вести удобный учет клиентов: от простого посещения сайта до заявки и отзыва. С последними тоже становиться работать гораздо удобнее. То есть можно не только оперативно отреагировать на любой действие покупателя, но и сохранить информацию о нем в удобной форме.

Сделки за счет автоматизации оформляются быстрее. Например, не нужно вручную вводить данные контрагента или выставлять счет, заполняя реквизиты компании, не говоря уже об оплате или отправке коммерческих предложений.

Дополнительно можно вести учет и контролировать как действия сотрудников, так и другие процессы в компании. Это не требует в большинстве случаев личного присутствия.

Какие системы автоматизации бизнес-процессов существуют

Таковые решения можно разделить на два типа.

Первые — CRM, в том числе облачные. Данные решение используются для автоматизации продаж, управления персоналом, маркетинга. Здесь хранятся базы данных клиентов, обрабатываются заявки, оформляются сделки и так далее. В несколько кликов можно создать необходимые шаблоны для документов и рассылок. Кроме того, CRM позволяют мониторить работу персонала.

Вторые — ERP. Предназначены для управления любыми процессами на предприятии. Например, вести складской учет или настроить логистику. Другими словами, данные решения призваны организовать комплексную систематизацию процессов в компании, объединить производственные задачи и управленческие.

Что выбрать именно вашей компании, зависит от ее сферы деятельности и размера, объема задач и уже используемых инструментов. Ниже мы перечислили наиболее актуальные на сегодняшний день программные решения.

Так, для управления предприятием можно использовать «1С: Предприятие», SAP R/3.

В планировании маркетинговой стратегии и продажах помогут «1С:Битрикс 24»,  «Мегаплан», «Рули24», Amiro.CMS.

Подспорьем для управления проектами станут такие решения, как «Яндекс.Трекер», Pyrus, «Биртрикс 24», Trello.

Производственным компаниям могут быть полезны «Рули24», УСУ, «Крафт», AVA ERP, «Супер Склад». 

«БОСС-кадровик», «1С: Зарплата и управление персоналом», «Oracle/Управление Персоналом» предназначены для управления персоналом.

Призваны упростить документооборот «Мастер Док», «1С: Документооборот», QPR 2014.

Вести финансовый и бухгалтерский учет можно с помощью «АудитЭксперт», «1С: Бухгалтерия», «Фингранд».

Каждую из программ можно использовать как самостоятельно решение или в связке с другими, или в зависимости от текущих потребностей компании. Важно понимать, что в большинстве из них настраиваются уровни доступа и часть функций может быть делегирована подчиненным.

Автоматизация бизнес-процессов на примере

Например, ваша компания продает товары или услуги. Для автоматизации она решила использовать решение от 1С «Битрикс 24». Данная CRM доступна и бесплатной версии, но с ограниченным функционалом. При этом способна работать на любом устройстве, так как является полностью облачной.

Регистрация в этом случае происходит аналогично большинству сайтов и сервисов. При этом для компании создается отдельный канал (адрес), по которому будет доступна рабочая группа для действующих и новых сотрудников.

После регистрации подключаются социальные сети, мессенджеры, электронная почта и сайты компании. То есть все имеющиеся каналы продаж и коммуникации с клиентами. В последствии на каждое действие в одном из них буде приходить уведомление непосредственно в CRM, откуда может быть совершено ответное действие, в том числе звонок клиенту.

Каждая заявка отображается в системе, включая информацию о клиенте и ее статус, время обработки и так далее. При этом на каждую из них назначается ответственный сотрудник, ему назначаются задачи.

В «Битрикс 24» можно настраивать уровни доступа. Например, ограничить круг тех, кто может обращаться к базе данных клиентов.

По всем процессам можно сформировать отчет, который будет представлен в виде диаграммы или графика.

Примечательно, что таким образом можно организовать работу не только штатных, но и удаленных сотрудников.

Отметим, что данное программное решение не единственное на рынке с похожим функционалом. Однако преимуществом его является интеграция с другими сервисами компании.


Автор: Виталий Швецов
Фото: pixabay.com
Ufa.Today Ufa.Today Ufa.Today
Присоединяйся к нам!
x