Статья подготовлена по материалам издания Rusbase
Проблему закрытия счёта легче предотвратить, чем решать её в тот момент, когда уже поздно. Да, могут оштрафовать, закрыть счёт, и вы будете оторваны от рабочего процесса, пока эта проблема для вас не разрешится.
Ошибка 1. Отчёт в ФНС отправлен не вовремя
Раньше блокировка счёта была исключительной мерой, но теперь она становится «стандартной», и ФНС будет пользоваться ей чаще.
Необходимо изначально перейти на электронную отчётность, ведь это самый надёжный способ взаимодействия с налоговой инспекцией. Сделайте сверку по всем расчётам и запросите сведения по поданным декларациям. Это поможет понять причину блокировки счёта. После чего исправляете все свои нарушения и информируете об этом ФНС, и просите оперативно направить по электронной связи письмо в банк для снятия блокировки счёта.
Ошибка 2. Списание всех имеющихся материалов в производство
Многие предприниматели именно так и делают, чтобы снизить налоги. Результат этих действий может быть таким, когда в предыдущий отчётный период все ваши материалы уже списаны, а новая продукция получается сделанной «из воздуха» - себестоимость нулевая, а налоги выросли.
Следует всё-таки проводить списание материалов более честно и грамотно, и не завышать свои затраты. Чтобы исправить ситуацию подайте корректировочную декларацию за предыдущий отчётный период и ждите ответа.
Ошибка 3. Отправлены «старые» или не те формы отчётности и декларации
Бланки и формы отчётности меняются. В поисковых системах их великое множество и можно легко перепутать расчёт с декларацией. ФНС это воспримет, что вы не сдали отчётность вовремя.
Все формы отчётности скачивайте только на официальных сайтах ведомств.
Ошибка 4. Не верное указание статуса плательщика в платёжных поручениях по НДФЛ
При выплате дохода физическому лицу в платёжке по НДФЛ в поле «статус плательщика» (где должен быть указан код «02») может быть указан неверный код, а налоги могут быть не засчитаны в бюджет и считаться неоплаченными.
Важно сделать акт сверки с налоговой по задолженностям и невыясненным платежам. Сделать уточнения, чтобы не оплачивать налог второй раз.
Ошибка 5. Пропущены исправления контрагентов в счёте-фактуре
В новой форме счёт-фактуры есть поле «Исправление», на которое мало кто из предпринимателей обращает своё внимание. Допустим, что вам выдали счёт-фактуру на услугу или товар. Через месяц от того же поставщика приходит ещё одна счёт-фактура, где уже написано «Исправление №1». Предприниматели зачастую выбрасывают «второй» счёт-фактуру, с мыслью: «Это уже в работе, дубль мне не нужен!». Для ФНС это разные данные по НДС, и, как результат – претензия в компании.
Идеально - использовать электронный документооборот. Все счета-фактуры тогда будут у бухгалтера, а не у экспедиторов и менеджеров. А перед сдачей отчёта по НДС нужно сделать сверку.
Решить такую проблему можно – подать корректировку к налоговой декларации и дополнительные листы к книгам покупок или продаж.
Ошибка 6. Расчёт за товары и услуги для компании производились картами родственников или знакомых
Если сотрудники оплачивают какие-либо товары и услуги картами своих родственников, друзей, знакомых и т.п. – такие чеки не должны приниматься бухгалтерией для возмещения расходов.
В данном случае, если уже ничего поделать нельзя, а средства реально потрачены на нужды компании – нужно написать заявление о том, что чек утерян. Для руководителя эквайринговый чек всё же будет подтверждением того, что нет факта мошенничества со стороны его сотрудника, и что деньги были действительно потрачены.
Ошибка 7. Выручка по кассовому аппарату не совпадает с данными терминала для расчёта кредитными картами
Это один из явных для налоговой инспекции фактов ухода от налогов. Если вы пробили через онлайн-кассу чек на меньшую сумму, чем сняли с карты – такие операции для любого бухгалтера или ФНС очевидны. Это и есть махинации с кассами. Наличных должно быть ровно столько, сколько их пришло, соответственно, и по платёжным картам - аналогично.
Такие проблемы должны выявляться как можно оперативно, день-в-день. Научите кассиров делать предварительные отчёты по кассе и отслеживать, чтобы эти две суммы совпадали. Если сумма по платёжным картам в отчёте о закрытии смены больше, чем по терминалу – нужно пробить чек возврата с типом «наличные». Если наоборот, то нужно сделать возврат наличных и пробить его по платёжной карте. В таком случае кассир должен записать пояснение: «В связи с технической ошибкой проведены следующие операции», и прикрепить все чеки.
Ошибка 8. Неправильное трудоустройство мигрантов
При трудоустройстве мигрантов компания не только должна зарегистрировать иностранных работников в миграционной службе, но и не забывать о том, что у иностранного работника должен быть медицинский полис добровольного страхования.
Без медицинского полиса иностранным гражданам нельзя вести деятельность на территории России. За это предусмотрена уголовная ответственность работодателей. Ровно также, как и за фиктивную постановку иностранцев на миграционный учёт в своих помещениях.
Ошибка 9. Сотрудники забывают сообщить бухгалтеру, что вернули или обменяли товар, который закупали для нужд компании
Закупается некий товар, и в силу тех или иных причин (брак, замена и т.п.) – возвращается продавцу. На счёт приходит сумма возврата, и, если бухгалтер ничего про это не знает – он приходует это как поступившую выручку. В таком случае предприниматель уплачивает от 6% до 15% в зависимости от применяемой системы налогообложения.
Важно своевременно информировать своего бухгалтера о действиях по возврату или замене покупок.
Ошибка 10. Оформление безвозмездных договоров займа
Допустим, что вы просто взяли деньги из кассы и не оформили это документально, а бухгалтер «отправила» эти средства на займы. В результате проверки ФНС такие суммы будут учтены как доход, и по ним нужно учитывать налог с доходов физических лиц.
В другом случае – компания бесплатно передаёт или принимает на себя товары, услуги, и, заключает при этом безвозмездный договор займа, что запрещено Гражданским кодексом. Что делать в таком случае?
Если вы получили что-либо безвозмездно, необходимо оценить и заплатить с этого налог. Далее, вы будете списывать в расходы, и спишите по той же стоимости, что и уплаченный вами налог, т.е. ноль + налог.
Как и в результате инвентаризации могут «вдруг неожиданно появиться» товары – аналогично. Оформите приказом, включите в ведомость и оприходуйте излишки. С этой суммы вы заплатите налог. Но, не оформляйте безвозмездную передачу товаров, а просто сделайте инвентаризацию. И налоги оплатите, и негативных последствий избежите.