Портал UfaToday уже писал о тайм-менеджменте, но текущий обзор мы хотим посвятить тому, как должен быть устроен почти идеальный распорядок дня руководителя компании.
Директор — это не только новые возможности и полномочия, но и более высокая ответственность. Если мы говорим о правильном руководителе, которые работает наравне с командой, то его обязанности не меньше, а даже больше. Каждый день он должен бороться с проблемами и преодолевать препятствия, о которых остальные сотрудники могут даже не подозревать. Но успешное покорение каждого из них — возможность для развития бизнеса. При этом главы фирм взаимодействуют не только с подчиненными, но и клиентами, партнерами, инвесторами, кредиторами, представителями власти, СМИ и так далее. И на все это необходимо время, а его, как известно, много не бывает.
Более 10 лет назад Гарвардская школа бизнеса провела специальное исследование, посвященное тому, каким образом устроен рабочий день руководителей крупных компаний.
Выяснилось, что средняя продолжительность трудового дня топ-менеджера составляет 9,7 часа. Кроме того, большинство из них тратит на работу по 3,9 и 2,4 часа в выходной день и день отпуска соответственно. То есть в неделю руководители заняты около 62,5 часов вместо привычных для многих 40. При этом 47% времени они проводят непосредственно в офисе компании, остальное — в ее подразделения, на встречах, в дороге, а также занимаются делами дома.
У руководителя должен быть план
Главы компаний уделяют 43% рабочего времени тем делам, которые заранее распланированы. Еще 36% трудового промежутка уходит на решение проблем и задач, которые появились в процессе деятельности. Среди таковых 90% участников исследования отметили различного рода кризисные ситуации. Например, хакерские атаки.
При этом 28% рабочего времени руководителей занимали подготовка к собраниям и обдумывание текущей деятельности компании. 59% из них делили такие промежутки на отдельные промежутки длительностью около часа, 18% — занимались такими делами по два и более часов подряд.
Деловые встречи
По данным исследования, руководитель проводит около 37 различных встреч каждую неделю. На это тратится почти 72% его рабочего времени. В основном это встречи с сотрудниками компании в формате «один на один», а также совещания. Во втором случае речь идет о присутствии двух-пяти подчиненных.
Длительность одной встречи составляла от одного часа и более. При этом исследователи отмечают, что продолжительность почти каждой из них можно было уменьшить на 15-30 минут.
Работа с электронной почтой
До 24% времени руководителя уходит на то, чтобы прочитать и ответить на поступающие ему электронные письма. Еще 15% в день тратится на разговоры по телефону и бумажную корреспонденцию.
Отмечается, что электронная почта не всегда эффективно. Нередки случаи, когда руководителю приходят копии писем, изначально предназначенных не ему. Соответственно время тратится на то, чтобы ответить на такого рода сообщения. Здесь важно, говорят исследователи, сформировать у подчиненных понимание того, какая информация требует того, чтобы направить ее топ-менеджеру, а какая — нет. Кроме того, важно учитывать вероятность и оперативность ответа, если таковой требуется срочно.
Совещания и встречи же все чаще принято проводить в формате видеоконферений. Это позволяет экономить время, которое будет потрачено на дорогу. Однако для руководителя очень важно личное присутствие.
Текущие дела
11% дня руководитель занимается выполнением непосредственных и регулярных обязанностей. Среди них — собрания директоров, корпоративные мероприятия, дни инвестора и другие. Речь идет о поддержании корпоративной культуры, имиджа компании.
Авторы исследования отмечают, что время, которое тратится на эти цели, можно было бы сократить примерно на 25%.
Время на себя
Хороший руководитель является в первую очередь дисциплинированным человеком. Это позволяет ему выделять около 45 минут каждый день для занятий спортом. В среднем топ-менеджеры спят по 6,9 часа, проводят с членами семьи до 3 часов. Еще примерно 2,1 часа остается у них на то, чтобы развлечься привычным способом: хобби, поход в кино, чтение.
Исследователи рекомендуют скорректировать рабочее время в соответствие с полученными данными. При этом стоит учитывать, что руководителю необходимо восстановиться, а значит место отдыху доже должно быть в распорядке.